MENGUAK TABIR PEKERJAAN BAGIAN HUKUM PERUSAHAAN

Oleh M. BATTLE SON (Maret 2016)

Seiring dengan kemajuan perusahaan maka bagian hukum (divisi legal; in-house lawyer) pada suatu perusahaan adalah suatu keniscayaan yang harus ada. Bahkan di beberapa perusahaan, mereka mengadakan direktur hukum sebagai salah satu anggota dewan direksi. Untuk itu menjadi menarik untuk dicermati apa saja yang dikerjakan bagian hukum di dalam suatu perusahaan.

Secara garis besar pekerjaan bagian hukum perusahaan bisa dibedakan dalam dua kelompok besar yaitu pekerjaan yang bersifat rutin dan yang sifatnya non-rutin

Pekerjaan rutin bagian hukum mencakup beberapa hal sebagai berikut:

Pertama, mengurusi Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) Tahunan. RUPS tahunan dilakukan setahun sekali. Pada saat RUPS biasanya bagian hukum mempersiapkan Berita Acara RUPS. Untuk perusahaan yang sudah besar biasanya perusahaan menggunakan Notaris di dalam pembuatan Berita Acara RUPS. Terkadang tidak semua pemegang saham bisa hadir pada saat acara RUPS ini dilaksanakan. Oleh karenanya maka penandatanganan Berita Acara RUPS bisa dilakukan secara sirkuler hal ini sesuai dengan Pasal 91 UU Perseroan Terbatas yang berbunyi sebagai berikut: “Pemegang saham dapat juga mengambil keputusan yang mengikat di luar RUPS dengan syarat semua pemegang saham dengan hak suara menyetujui secara tertulis dengan menandatangani usul yang bersangkutan”.

Untuk perusahaan yang mempunyai banyak anak perusahaan, maka harus diwaspadai tanggal kapan harus dilakukan RUPS pada tiap anak perusahaan. RUPS tahunan ini bisa saja melakukan perubahan anggaran dasar atau anggaran rumah tangganya jika demikian maka harus dibuatkan akta notariil dan dilaporkan kepada Menteri Hukum dan HAM. Dalam praktik pekerjaan melaporkan ke Menteri ini dilakukan oleh notaris dan bagian huikum memantaunya.

Kedua, melakukan pengadministrasian hukum. Filing dokumen hukum serta pengarsipannya adalah wajib dilakukan secara baik apalagi dokumen hukum yang bersifat otentik. Saat ini sudah ada beberapa perusahaan jasa pengarsipan swasta yang bisa dipakai untuk menyimpan data dan dokumen penting yang relatif cukup aman, baik dari kriminalitas (pencurian) maupun faktor lainnya seperti kebakaran banjir dan lain-lain.

Ketiga, melakukan tugas compliance. Suatu perusahaan harus memenuhi beberapa persyaratan peraturan hukum yang ada termasuk di dalamnya adalah perizinan maupun pelaporan kepada pihak yang berwenang sebagai tindakan pengawasan pemerintah untuk kepentingan masyarakat umum. Dalam hal perizinan, ada yang sifatnya berbatas waktu dan perlu diperpanjang, begitu juga terkadang ada tuntutan penyesuaian karena adanya peraturan yang berubah atau karena munculnya peraturan baru. Untuk ini bagian legal adalah divisi yang paling bertanggung jawab untuk memenuhi (to comply with) apa yang diharuskan oleh peraturan tersebut.

Tugas-tugas non-rutin mencakup antara lain:

Pertama, membuat perjanjian. Perusahaan yang berkembang pesat sangat sering melakukan kerjasama dengan pihak lain; dan kerjasama itu dituangkan dalam bentuk perjanjian/kontrak. Bagian hukum diwajibkan menguasai pembuatan perjanjian, entah itu dinamakan Memorandum of Understanding (Nota Kesepahaman), Perjanjian Lengkap (termasuk juga perubahan perjanjian yang dituangkan dalam addendum perjanjian sebelumnya).

Pembuatan perjanjian ini tidak hanya antara perusahaan dengan pihak eksternal, tetapi juga perusahaan dengan pihak internal (pegawainya). Walaupun perjanjian tenaga kerja dibuat oleh bagian kepegawaian, tapi bagian hukum harus ikut me-review draf perjanjian itu sebelum ditandatangani para pihak.

Kedua, mempersiapkan RUPS luar biasa. Dalam perjalanan waktu terkadang perusahaan memerlukan adanya RUPS luar viasa (RUPS LB). Untuk ini bagian legal harus membuat berita acaranya dan berkoordinasi dengan notaris untuk menotariilkan berita acara RUPS LB.

Ketiga, Mempersiapkan perusahaan yang akan melakukan penggabungan, peleburan pengambilalihan, dan pemisahan. Khusus untuk tindakan perusahaan yang seperti ini (penggabungan, peleburan pengambilalihan, dan pemisahan), maka bagian hukum harus bekerjasama dengan bagian hukum perusahaan lainnya yang terkait. Mereka perlu mencermati anggaran dasar dan anggaran rumah tangga (AD/ART) milik sendiri dan milik perusahaan lain yang terkait. Tindakan ini sangat penting untuk mengetahui apakah tindakan perusahaan ini bisa dilakukan atau tidak atau perlu penyesuaian beberapa hal. Juga perlu dicermati peraturan hukum yang terkait juga sangat diperlukan untuk mengetahui apa saja yang diperlukan dan yang harus dilakukan dengan adanya tindakan perusahaan tersebut.

Keempat, litigasi. Bagian hukum perusahaan terkadang harus menghadiri sidang pengadilan terkait permasalahan hukum perusahaan. Penguasaan hukum acara akan sangat diperlukan dalam hal ini. Untuk perusahaan yang sudah besar biasanya di dalam bagian hukum ada sub-bagian litigasi yang diduduki oleh pegawai yang berlisensi advokat.

Kelima, bekerjasama dengan firma hukum. Perusahaan yang besar biasanya selain punya bagian hukum juga bekerjasama dengan firma hukum. Firma hukum bisa dimintai second opinion oleh bagian hukum perusahaan tentang masalah yang berdampak ekonomi besar terhadap perusahaan. Selain itu firma hukum juga bisa memperkuat team litigasi perusahaan. Di dalam praktik, terkadang firma hukum menjembatani suatu perusahaan dengan pihak lainnya yang dampaknya sangat menguntungkan bagi perusahaan. Dalam kondisi seperti ini firma hukum bertindak seperti mediator bisnis yang positif.

Demikian uraian singkat tentang apa yang dilakukan oleh bagian perusahaan. Uraian ini berdasarkan pengalaman penulis semoga bermanfaat dan membekali para mahasiswa hukum pada umumnya dan hukum bisnis pada khususnya. Tetaplah bersemangat untuk menempuh pendidikan tinggi hukum dan mempersiapkan diri berkarir di dunia hukum. Sebagai penutup, kiranya perlu kalian berprinsip: “Aku mungkin bukan siapa-siapa; tapi telah kucoba lakukan apa-apa!” (***)